Privacy Statement

Finnius advocaten B.V. (Finnius) hecht veel belang aan de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (2016/679) (AVG) en de onderliggende (implementatie)wet- en regelgeving, waaronder mede ondervangen maar niet beperkt tot de Uitvoeringswet AVG. In dit Privacy Statement wordt beschreven hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens en hoe deze worden beschermd.

Dit Privacy Statement bevat overeenkomstig artikel 13 en artikel 14 AVG informatie over:

wat persoonsgegevens zijn en hoe wij deze verkrijgen;
voor welke doeleinden en op basis van welke grondslagen wij uw persoonsgegevens verwerken;
hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren;
met wie wij uw persoonsgegevens delen;
hoe uw persoonsgegevens zijn beschermd; en
de rechten die u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Dit Privacy Statement is bedoeld voor natuurlijke personen van wie Finnius persoonsgegevens verwerkt, in het bijzonder cliënten van Finnius, prospects van Finnius, personen die zich hebben ingeschreven voor nieuwsbrieven van Finnius, personen die bij Finnius solliciteren en werkzaam zijn of waren, en leveranciers van Finnius (i.e. partijen waarvan Finnius diensten afneemt zoals bijvoorbeeld software- of printerleveranciers, koeriersdienstverleners en de accountant).

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens zoals gedefinieerd in de AVG wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon bedoeld. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

basisgegevens zoals uw voor- en achternaam, tussenvoegsel, titel;
contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres, woonplaats en telefoonnummer;
gegevens ten behoeve van facturering, zoals uw bankrekeningnummer;
overige persoonsgegevens die u ons verstrekt in het kader van onze juridische dienstverlening, waaronder – afhankelijk van de gevraagde juridische dienstverlening- persoonsgegevens van nauwe relaties of familieleden. Dit kunnen tevens bijzondere persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen of feiten betreffen;
persoonsgegevens die wij in voorkomend geval op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen uit te vragen alvorens onze juridische diensten te kunnen verlenen, zoals bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitsbewijs (waarbij het BSN-nummer is afgeschermd);
persoonsgegevens die u ons verstrekt in het kader van het bijwonen van events of bijeenkomsten, zoals vereisten en wensen ten aanzien van toegankelijkheid en dieet;
persoonsgegevens die u ons verstrekt ten behoeve van een sollicitatie, zoals uw voor- en achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, nationaliteit, burgerlijke staat en alle overige in uw sollicitatie vermelde persoonsgegevens; en
persoonsgegevens die u ons verstrekt ten behoeve van het aangaan van een arbeidsovereenkomst, zoals uw voor- en achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, nationaliteit, burgerlijke staat, paspoortnummer en alle overige door u aangeleverde persoonsgegevens. In relatie tot de verplichting die Finnius als werkgever onder de Wet op de inkomstenbelasting heeft jegens de Belastingdienst wordt slechts in relatie tot deze verplichting uw BSN-nummer verwerkt.

Wij verwerken deze persoonsgegevens doordat u deze aan ons heeft verstrekt. Bijvoorbeeld, u verstrekt data bij het aangaan van een overeenkomst met ons, door ons uw visitekaartje te geven, of door het solliciteren naar een baan. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken door deze te verwerven uit andere (openbare) bronnen, zoals een betrokken advocaat, wederpartijen, het Handelsregister, het Kadaster of door gebruik te maken van openbare bronnen, zoals Google. Indien van derden uw persoonsgegevens worden verkregen zal Finnius u separaat informeren over de categorieën van persoonsgegevens die zijn verstrekt.

Doeleinden en grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

Finnius verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden (zie hiervoor ook Artikel 6 AVG):

het verstrekken van onze juridische diensten, waaronder adviseren, procederen en het begeleiden van onderzoeken en transacties vallen, en de uitvoering van de aan deze juridische dienstverlening ten grondslag liggende (contractuele) afspraken;
het bijhouden van onze administratie;
het uitsturen en het innen van facturen;
het voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen, zoals het uitvoeren van een cliëntenonderzoek op grond van de Wwft;
het organiseren van marketing-en business development activiteiten, zoals het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze events en andere marketingcommunicatie die voor u van belang kan zijn;
het behandelen van uw sollicitatie of inschrijving voor een van onze events;
het uitvoeren van uw arbeidsovereenkomst (inclusief het doen van betalingen van loon).

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meerdere van de volgende juridische grondslagen:

Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Finnius rust;
Verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Finnius of van een derde, behalve wanneer uw belangen of uw grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen; of
U toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Een gerechtvaardigd belang voor het verwerken van uw persoonsgegevens is het gebruik van uw basisgegevens en contactgegevens voor directe marketingdoeleinden van Finnius. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u in contact te brengen met een van onze relaties, bijvoorbeeld in het kader van een doorverwijzing. Indien Finnius persoonsgegevens verwerkt op grond van de verwerkingsgrond gerechtvaardigd belang, zal zij het relevante assessment maken aan de hand van de dan geldende eisen zoals vereist zijn op grond van de AVG en relevante aanverwante wetgeving en jurisprudentie.

Wanneer Finnius uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Finnius deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Zie hiervoor ook de paragraaf ‘Uw rechten’ hieronder.

Indien Finnius voornemens is uw persoonsgegevens te verwerken voor een ander doel dan hierboven is weergegeven, zal Finnius aan u voorafgaand aan de start van de verwerking van uw persoonsgegevens over dat andere doel en alle relevante verdere informatie informeren.

Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

In bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derden, zoals:

Derden die relevant zijn voor onze juridische dienstverlening, zoals wederpartijen, advocaten, gerechten, regelgevingsinstanties en overheidsinstellingen;
Derden, zoals toezichthouders en andere instanties, om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen;
Derden die ten behoeve en in opdracht van Finnius uw persoonsgegevens verwerken (verwerkers) voor de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, bijvoorbeeld in het kader van het opslaan van gegevens in ons CRM systeem.

Het delen van uw persoonsgegevens met deze derde partijen gebeurt alleen voor de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de in dit Privacy Statement vermelde grondslagen.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Finnius is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden. Voor zover een derde uw persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van een verwerker (in de zin van de AVG) van Finnius, sluit Finnius met deze derde een verwerkersovereenkomst die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Om onze diensten te kunnen verstrekken kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een derde partij die gevestigd is in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER). U kunt daarbij denken aan het verstrekken van uw persoonsgegevens aan een wederpartij, een gerechtelijke instantie of een toezichthouder die gevestigd is buiten de EER. Finnius voert regelmatig procedures op Aruba, Bonaire en Curaçao. Daarnaast strekt haar adviespraktijk zich uit tot onder meer de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk. Met betrekking tot het Verenigd Koninkrijk heeft de Europese Commissie op 28 juni 2021 een adequaatheidsbesluit genomen. Dit betekent dat het Verenigd Koninkrijk een passend beschermingsniveau waarborgt. Ten aanzien van de overig hiervoor genoemde landen is op de datum van dit Privacy Statement geen adequaatheidsbesluit genomen. In dergelijke gevallen zal Finnius er op toezien dat dergelijke doorgiftes van persoonsgegevens in overeenstemming is met de AVG en de overig geldende wet- en regelgeving, en zal Finnius waar mogelijk aanvullende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Op het moment dat wij uw persoonsgegevens zullen verstrekken aan een land buiten de EEA zullen wij u voorafgaand aan de doorgifte informeren over deze beschermingsmaatregelen en of een kopie van deze maatregelen kan worden verkregen of waar deze kunnen worden geraadpleegd.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Finnius bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer in een identificeerbare vorm dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking of zoals op grond van toepasselijke wet- en regelgeving is vereist.

Meer specifiek hanteert Finnius de volgende bewaartermijnen:

De dossiers van de door Finnius behandelde zaken worden conform de Handleiding Archivering op het Advocatenkantoor van de Nederlandse Orde van Advocaten gedurende ten minste vijf jaar (en langer indien wettelijk noodzakelijk) bewaard;
Persoonsgegevens die op grond van artikel 33 van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) worden verwerkt met betrekking tot het cliëntenonderzoek, worden gedurende een periode van minimaal 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie of na het uitvoeren van de desbetreffende transactie bewaard. Persoonsgegevens die op grond van artikel 34 Wwft worden verwerkt ten behoeve van het melden van een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie, worden gedurende een periode van minimaal 5 jaar na het tijdstip van het doen van de melding respectievelijk het tijdstip van ontvangst van een bericht van de Financiële inlichtingen eenheid bewaard;
Persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) bewaard in verband met de op Finnius ex artikel 52 lid 4 AWR rustende fiscale bewaarplicht,

behoudens het feit dat de hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval verwijderd indien:

blijkt dat uw (e-mail)adres niet meer in gebruik is (bijvoorbeeld wanneer er foutmeldingen worden ontvangen);
uw persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt en/of bewaard en u de toestemming intrekt;
de grondslag op basis waarvan uw persoonsgegevens worden verwerkt, komt te vervallen, bijvoorbeeld indien uw onderneming ophoudt te bestaan of als u in een periode van 5 jaar geen klant van Finnius bent geweest of geen contact heeft gehad met Finnius;
de wettelijke bewaartermijnen voor het bewaren van uw persoonsgegevens zijn verlopen.

Uw rechten

Recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van of bezwaar tegen verwerking en dataportabiliteit

U heeft het recht op inzage, rectificatie of gegevenswissing van uw door Finnius verwerkte persoonsgegevens, behoudens de wettelijke uitzonderingsgronden in relatie tot het recht op gegevenswissing krachtens artikel 17 lid 3 van de AVG. Tevens heeft u het recht te verzoeken tot beperking van de verwerking, om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit).

Voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op grond van de wettelijke of contractuele verwerkingsgrondslag of een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst met Finnius te sluiten, en u niet welwillend bent deze persoonsgegevens te verstrekken, kan mogelijk tot gevolg hebben dat Finnius haar diensten niet aan u kan verlenen omdat de verwerking van uw persoonsgegevens voor haar dienstverlening noodzakelijk is of zij uw persoonsgegevens dient te verwerken om op haar van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen. Finnius zal u hierover informeren.

Bezwaar tegen verwerking krachtens gerechtvaardigd belang

Voor zover sprake is van het verwerken van uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking. Dit geldt ook indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor directe marketing.

Een dergelijk bezwaar kunt u schriftelijk kenbaar maken aan Finnius advocaten B.V., Jollemanhof 20 A, 1019 GW Amsterdam, of per email aan privacy@finnius.com.

Recht op afmelding van direct marketing

Onderaan elke digitale mailing die u van Finnius ontvangt, kunt u uw mailvoorkeuren wijzigen via de link ‘afmelden’. Op elke overige mailing die u ontvangt van Finnius zal vermeld staan op welke wijze u zich kunt afmelden. U kunt uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing dus altijd intrekken.

Recht tot intrekking toestemming

Voor zover uw persoonsgegevens worden verwerkt op grond van door u verschafte toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Finnius wijst u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat. Mocht de intrekking van uw toestemming effect hebben op de dienstverlening van Finnius dan zal Finnius u daarvan op de hoogte stellen.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Finnius maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (inclusief profilering in de zin van artikel 22 AVG).

Wanneer krijgt u reactie op uw verzoek?

Finnius neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Finnius zal u in kennis stellen van elke rectificatie, beperking of wissing van uw persoonsgegevens overeenkomstig de artikelen 16, 17 en 18 van de AVG, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt. Finnius informeert u hier altijd over als u expliciet hierom verzoekt.

Een verzoek tot uitoefening van een van de voorgenoemde rechten of tot intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u schriftelijk kenbaar maken aan Finnius advocaten B.V., Jollemanhof 20 A, 1019 GW Amsterdam, of per email aan privacy@finnius.com. Finnius zal in beginsel u uiterlijk binnen één (1) maand na ontvangst van uw verzoek aangeven of Finnius aan uw verzoek kan voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijvoorbeeld wanneer sprake is van een complex verzoek of meerdere verzoeken, met twee (2) maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zal Finnius u uiterlijk binnen een (1) maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kan Finnius onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren, bijvoorbeeld als gevolg van de geheimhoudingsplicht van advocaten of andere wettelijke verplichtingen (zoals wettelijke bewaartermijnen). Indien dit het geval is, zal Finnius u uitleggen waarom.

Meer informatie over uw privacy-rechten vindt u bovendien op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoek tot additionele informatie

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer, en/of additionele informatie die dit doel dient.

Vragen of opmerkingen? Neem contact op!

Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door Finnius of het niet eens zijn met de verwerking van uw persoonsgegevens of de wijze waarop Finnius uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u per e-mail contact opnemen door een e-mail te sturen aan privacy@finnius.com.

Tenslotte heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap).

De veiligheid van uw persoonsgegevens

Finnius wil dat uw persoonsgegevens zo veilig mogelijk zijn. Wij streven dan ook naar een veilige overbrenging van uw persoonsgegevens van uw computer naar onze servers. Finnius heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die zijn getroffen zijn onder andere, maar niet beperkt tot, afgeschermde toegang tot gevoelige dossiers, two-factor authentication (2FA) met betrekking tot het verkrijgen van toegang tot computers, het CRM systeem en Outlook in relatie tot e-mail correspondentie.

Finnius beoordeelt periodiek of de getroffen maatregelen nog afdoende en passende bescherming bieden en zal, waar dit nodig is, aanpassingen maken.

Wijzigingen

Finnius kan de inhoud van dit Privacy Statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving of goedkeuring van derden aanpassen. Op de website van Finnius kunt u ons Privacy Statement te allen tijde inzien. Wij adviseren u dit regelmatig te doen, en in ieder geval op het moment dat u uw persoonsgegevens aan Finnius verstrekt. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streeft Finnius er naar om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren.

Contact

Als u vragen of opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw rechten wenst uit te oefenen zoals hierboven vermeld, kunt u zich richten tot Finnius advocaten B.V., Jollemanhof 20 A, 1019 GW Amsterdam, of per email aan privacy@finnius.com.

Laatste update: april 2023