3 tips voor een soepele aanvraag bij DNB en de AFM

Wie binnen de financiële sector actief is, krijgt vroeg of laat te maken met een financiële toezichthouder. De activiteiten zijn mogelijk vergunningplichtig, een ontheffing moet worden aangevraagd, of er is sprake van een deelneming in een financiële onderneming waarvoor een verklaring van geen bezwaar (vvgb) is vereist. Dit geldt voor steeds meer ondernemers in het uitdijende toezichtlandschap. En als er geen sprake is van een vergunningplicht, kan registratie zijn vereist. Zo geldt sinds vorig jaar voor aanbieders en uiteindelijk belanghebbenden van crypto’s een registratieplicht bij De Nederlandsche Bank N.V. (DNB).

De vereisten voor een vergunningaanvraag of een registratie en de gronden voor afwijzing van een vvgb-aanvraag staan onder meer in de Wet op het financieel toezicht (Wft) (al dan niet ter implementatie van een Europese richtlijn), de Wet toezicht trustkantoren, de Pensioenwet en lagere regelgeving. Toetsing van beleidsbepalers is nader uitgewerkt in het Besluit prudentiële regels Wft en de Beleidsregel geschiktheid 2012. Daarnaast geven DNB en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) geregeld inzicht in hun interpretatie van open normen in deze regelgeving. Ook de gezamenlijke Europese toezichthouders (EBA, EIOPA en ESMA), verenigd in de European Supervisory Authorities (ESA’s), hebben de bevoegdheid om richtsnoeren en aanbevelingen uit te vaardigen ten aanzien van open normen. Een voorbeeld hiervan betreft de Gemeenschappelijke richtsnoeren inzake de prudentiële beoordeling van verwervingen en vergrotingen van gekwalificeerde deelnemingen in de financiële sector. Met deze interpretaties, ook wel beleidsuitingen genoemd, proberen de toezichthouders het voor marktpartijen duidelijk te maken waar ze aan moeten voldoen om in aanmerking te komen voor een vergunning, registratie of een vvgb en wat ze van de toezichthouder kunnen verwachten. De poging om twee werelden samen te laten komen, wordt door marktpartijen gewaardeerd. Toch blijkt niet zelden dat er nog ruis bestaat. Op onderdelen blijft het voor marktpartijen lastig in te schatten wat de toezichthouder wil, en omgekeerd is er bij de toezichthouder soms onbegrip waarom een marktpartij niet de gewenste informatie aanlevert.

Hierna geef ik een paar praktische tips voor het opstellen en indienen van een aanvraag bij DNB (als het een bank betreft de ECB). Mijn ervaring als toezichthouder specialist bij de afdeling markttoegang van DNB komt hier goed van pas. Ik hoop dat met deze tips het perspectief van de toezichthouder en het perspectief van marktpartijen samen komen en dat de kans op een succesvolle aanvraag daarmee wordt vergroot. Opvolging van deze tips kan ook bijdragen aan een voorspoedige aanvraag bij de AFM. Het lijken mogelijk open deuren, maar in de praktijk worden deze tips toch nog vaak onvoldoende toegepast.

Tip 1: Stel en leg vast of er een verplichting is tot het doen van een aanvraag (kwalificatie)

Een voor de hand liggende vraag, maar niet onbelangrijk; is de activiteit vergunning- of registratieplichtig of geldt daarvoor een verklaring van geen bezwaar? Als dat niet het geval is, is er geen reden voor een aanvraag. Is de activiteit wel onderworpen aan het toezicht, dan kan worden bepaald welke aanvraag moet worden gedaan. Voor het kwalificeren van de activiteiten is een goede, gedetailleerde beschrijving van groot belang. Denk daarbij aan het stap voor stap beschrijven van de handelingen, zowel feitelijk als juridisch. Hoe verlopen de betalingen precies, wie heeft een vordering op wie? Dit is bijvoorbeeld een belangrijke vraag om te beoordelen of er sprake is van het verlenen van betaaldiensten. Er is sprake van een 7,5% kapitaalsdeelname, maar hoe zit het met zeggenschap? Stemovereenkomsten leiden mogelijk tot een vvgb-plicht, ook al is de grens van 10% wat betreft het kapitaal niet overschreden. En hoe werkt het in geval de aandelen worden gehouden door bloedverwanten? Wie zijn de dagelijks beleidsbepalers en is een raad van commissarissen noodzakelijk? Deze personen worden getoetst op betrouwbaarheid en geschiktheid. Door de activiteiten eerst feitelijk te beschrijven en vervolgens naar de juridische relaties te kijken, wordt inzichtelijk of er sprake is van een gereguleerde activiteit en welke aanvraag moet worden ingediend. Discussie over de kwalificatie van de activiteiten met de toezichthouder wordt hiermee eveneens voorkomen. Vervolgens kan de beschrijving worden opgenomen in een business plan en onderdeel uitmaken van het procedurehandboek.

Tip 2: Inventariseer de informatie die nodig is voor de aanvraag en stel de aanvraag samen (inventarisatie)

De aanvraag moet worden ingediend met een aanvraagformulier via het Digitaal Loket (DNB) of het AFM Portaal, eventueel met behulp van een adviseur. Voor iedere aanvraag is een apart formulier beschikbaar. In de aanvraagformulieren komen de (wettelijke) vereisten voor de aanvraag terug. Aan de hand van dit formulier kan in kaart worden gebracht welke informatie nodig is voor de aanvraag.

Naast de wettelijke vereisten en de informatie die nodig is bij aanvang kunnen ook doorlopende eisen van toepassing zijn. Aangezien deze doorlopende eisen gelden vanaf dag 1 na verlening van de vergunning, de registratie of vvgb dient de onderneming hiermee bij aanvang al rekening te houden. Een voorbeeld van een doorlopende eis die geen aanvangseis is, betreft de (interne) toetsing van leidinggevenden die direct onder het echelon van de beleidsbepalers verantwoordelijk zijn voor personen die het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden, ook wel het tweede echelon genoemd. We raden aan om voor indiening van de aanvraag uit te zoeken wie tot het tweede echelon behoort. Dit is namelijk lang niet altijd duidelijk. Het hoofd juridische zaken is waarschijnlijk toetsbaar, maar geldt dat ook voor leidinggevenden verantwoordelijk voor IT systemen? Een ander voorbeeld van een doorlopende eis ziet op beloningen van de onderneming; de onderneming dient een beheerst beloningsbeleid te voeren. Beschikt de onderneming al over een beloningsbeleid dat aan alle eisen voldoet? Hierbij zal, onder meer, rekening moeten worden gehouden met de nationale regels die strenger zijn dan de Europese, waaronder een bonusplafond van 20% voor de gehele financiële sector.

Bij het inventariseren van de informatie die nodig is om te voldoen aan doorlopende eisen adviseren wij om te kijken naar relevante beleidsuitingen van DNB en de AFM. In de beleidsuitingen geven DNB en de AFM aan wat ze op van marktpartijen verwachten op een bepaald terrein of ten aanzien van een bepaalde doorlopende eis. Voorbeelden van relevante beleidsuitingen zijn: de Regeling beheerst beloningsbeleid Wft 2017, de Beleidsregel geschiktheid 2012, de Leidraad Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en Sanctiewet (Sw), de Leidraad systematische integriteitsrisicoanalyse (Sira), de Good Practice: Integration of climate-related risk considerations into banks’ risk management, en de Leidraad informatieverstrekking bij collectieve waardeoverdracht van pensioen. Het staat ondernemingen overigens vrij om op een andere manier dan in deze beleidsuitingen beschreven staat te voldoen aan wettelijke eisen, zolang dit helder wordt gemotiveerd. We raden instellingen altijd aan om goed te kijken op welke manier zij aan de op hun van toepassing zijnde wet- en regelgeving kunnen – en willen – voldoen.

Tip 3: Dien de aanvraag (zo compleet mogelijk) in (finalisatie)

DNB en de AFM werken doorgaans niet met concept aanvragen, al stellen ze een vooraankondiging in de regel wel op prijs. Alleen bij complexe vvgb-aanvragen biedt DNB een informeel voortraject aan. Dit houdt in de mogelijkheid om de aanvraag in een vroeg stadium te introduceren en tot op een zekere hoogte af te stemmen. Bij tip 2 gaf ik aan dat beleidsuitingen duidelijkheid kunnen verschaffen over de informatie die de toezichthouder in de aanvraag verwacht. Bij een complexe aanvraag kan afstemming over een deelvraag waarvoor geen beleidsuiting is soms erg nuttig zijn. Deze afstemming voorkomt dat er langs elkaar heen wordt gepraat. Als grotendeels duidelijk is wat er moet worden aangeleverd en de informatie is verzameld (en opgesteld, denk aan een business plan, een procedure handboek, een herstel- en exit plan) kan de aanvraag worden samengesteld en gefinaliseerd. We adviseren om de aanvraag formeel pas in te dienen als deze zo compleet mogelijk is (het kan zijn dat op een enkel punt informatie nog moet worden nagezonden, bijvoorbeeld een criminal record check).Vanaf het moment waarop de aanvraag is ingediend wordt de dialoog met DNB of de AFM gestart. Het is meestal niet zo dat de beslissing op de aanvraag op korte termijn volgt. Vaak heeft DNB of de AFM nog vragen en zal meer informatie moeten worden aangeleverd. Zodra alle informatie is ingediend wordt de aanvraag compleet verklaard en gaat de beslistermijn lopen (bij sommige aanvragen kan deze termijn nog worden opgeschort).

Een aanvraag bij DNB en de AFM is vaak een intensief en tijdrovend proces, maar met een gedegen voorbereiding is de kans op een soepele aanvraag het grootst. Een soepele aanvraag is bovendien een goed startschot voor een constructieve toezichtrelatie tussen toezichthouder en de onderneming. Hier hebben beide werelden baat bij.