Bedrijfscontinuïteit in tijden van crisis

Op 20 maart werd helemaal aan het einde van de persconferentie van minister-president Rutte, door een journalist de vraag gesteld wat er zou gebeuren als de minister-president het coronavirus zou krijgen. Rutte had daar niet direct een antwoord op en de vraag leek hem iets te verrassen. Het is helaas helemaal geen ondenkbaar scenario en daarmee naar mijn mening een terechte vraag. Rutte gaf vervolgens aan dat daar allemaal in is voorzien en dat hij niet onmisbaar is. Bovendien kon hij dan vanuit huis ook nog veel doen. Dat Rutte niet direct een antwoord klaar had wil, zo mag ik hopen en u waarschijnlijk met mij, natuurlijk niet zeggen dat daar binnen de regering niet al lang over nagedacht is.

Ook de toezichthouders vroegen redelijk tijdig aandacht voor de gevolgen van het coronavirus. Op vrijdag 28 februari verstuurden DNB en de AFM een e-mail aan verschillende financiële marktpartijen die een belangrijke rol vervullen in het Nederlandse betalingsverkeer en effectenverkeer. Strekking van de e-mail?

1. Hoe bereidt uw organisatie zich voor op een pandemie?
2. Is het business continuity plan actueel, en houdt het rekening met een mogelijke pandemie?
3. Wat is de uitkomst van uw analyse met betrekking tot de mogelijke impact van een pandemie op de bedrijfsprocessen?
4. Heeft u tijdens die analyse eventuele problemen geïdentificeerd?

De toezichthouders verzochten de betreffende marktpartijen daar direct na het weekend op te reageren. DNB en de AFM deelden in feite een eerste prik uit om marktpartijen alert te maken en hen te bewegen over deze onderwerpen na te denken. De timing blijkt achteraf spot on.

Om die datum van 28 februari even in perspectief te plaatsen:

• De avond ervoor werd de eerste besmetting in Nederland bekend gemaakt (u herinnert zich het moment dat minister Bruins een briefje kreeg aangereikt).
• Op dat moment waren er in heel Italië zo’n 650 besmettingen gemeld.
• De AEX schommelde nog rond de 540 punten.
• Op woensdag 11 maart werd COVID-19 door de WHO tot pandemie verklaard.

De toezichthouders verdienen wat mij betreft een compliment voor die e-mail en de timing ervan. Toen kon er namelijk nog enigszins worden geanticipeerd op de huidige situatie. Het treffen van goede maatregelen is uiteindelijk in het belang van de marktpartij zelf, haar cliënten, het betalings- en effectenverkeer en daarmee de Nederlandse samenleving als geheel. En daar moeten DNB en de AFM zich voor inzetten. Inmiddels is ons overigens bekend dat, in ieder geval de AFM, deze weken ook met andere marktpartijen contact opneemt over dit onderwerp. Ook DNB verwacht van marktpartijen dat zij deze processen actief blijven monitoren en daarop acteren.

Bedrijfscontinuïteit gaat over meer dan thuis kunnen werken. Het gaat ook over de vraag welke maatregelen getroffen moeten worden wanneer belangrijke bedrijfsprocessen wegvallen (denk aan een overbelast netwerk, falende systemen die (beurs)koersen moeten bepalen in tijden van extreme volatiliteit, of systemen voor het verwerken van online betalingen, bijvoorbeeld wanneer de aankopen via webwinkels sterk toenemen). Bedrijfscontinuïteit ziet ook op de situatie waarin iemand onverhoopt tijdelijk komt weg te vallen (ook wel key person risk). Is diegene vervangbaar en zo niet, wat is dan een back-up plan? En als er wel een vervanger is, heeft die persoon dan toegang tot alle relevante middelen, zoals wachtwoorden en correspondentie? Dat is in deze tijd, hoe wrang ook, nu eenmaal een heel denkbaar scenario.

Binnen het financieel toezichtrecht worden marktpartijen verplicht een business continuity plan op te stellen. Zij moeten met deze en andere scenario’s rekening houden en maatregelen treffen voor het geval zich zo’n situatie voordoet. Er kan bijna onmogelijk voorzien worden in een sluitende oplossing voor ieder denkbaar scenario, maar het helpt als daar – bij voorkeur in tijden dat het water nog niet tot aan de lippen komt – al over nagedacht is, zodat er een plan van aanpak ligt dat handvatten biedt in onzekere tijden. De toezichthouders en die ene journalist stelden dus terechte vragen.