Navigeren in de toezichtrelatie met AFM en DNB: vier waardevolle tips

Licht, microfoon, actie! Tijdens het door Finnius en Sdu georganiseerde seminar ‘Navigeren in de toezichtrelatie met AFM en DNB’ kwamen zowel de juridische-, toezicht- en praktijkkant van de financiële sector aan bod. Tijdens dit seminar is er (interactief) gesproken over het belang van een goede toezichthouderrelatie voor financiële marktpartijen en hoe weerbarstig het is om dat te realiseren. In deze Finnius Vindt blog bespreek ik kort de key takeaways met betrekking tot de relatie tussen onder toezicht staande instellingen en de toezichthouders (AFM en DNB).

Key takeaway 1 – Bestuurders en commissarissen: houd de focus van de toezichthouder in de gaten!

Allereerst is van belang dat bestuurders en commissarissen scherp voor ogen hebben waar de focus van de toezichthouder ligt, welk initiatief zij daarbij kunnen en moeten nemen en wanneer de stap moet worden gezet om in dialoog te treden met de toezichthouder.

Als voorbeeld zou kunnen worden gekeken naar de Digital Operational Resilience Act (DORA) die per 17 januari 2025 van toepassing is op het overgrote deel van de financiële sector. De vele publicaties van zowel DNB als AFM over de voorbereiding op DORA maken zonder meer duidelijk dat deze nieuwe verordening prominent op de radar van de toezichthouder staat. Voor bestuurders en commissarissen is van groot belang dat zij initiatief tonen om DORA-vereisten tijdig binnen de organisatie te implementeren, alsmede dat zij zich bewust zijn van de rollen en verantwoordelijkheden die specifiek bij hen worden neergelegd.

Loopt de implementatie ergens spaak? Trek dan op tijd aan de bel en probeer in gesprek te treden met de toezichthouder over wat er wel of niet lukt. Dat kan voorkomen dat de instelling onbedoeld op de handhavingsradar terechtkomt.

Key takeaway 2 – Treed waar mogelijk in dialoog met de toezichthouder om een duel te voorkomen

Juist die dialoog tussen onder toezicht staande instellingen en de toezichthouder is van groot belang voor een goede toezichthouderrelatie, zowel voor, tijdens als na het ontstaan van een ‘duel’. Hoewel het spectrum tussen dialoog en duel verschillende tussenstations heeft, kent iedere fase een aantal universele barrières waarvan beide partijen zich bewust moeten zijn.

Denk bijvoorbeeld aan de – soms zeer – uiteenlopende belangen en percepties in een bepaalde situatie, of de informatie-asymmetrie die tussen partijen bestaat. Deze barrières kunnen als gevolg hebben dat er minder begrip voor elkaar bestaat en er een soort patstelling tussen de toezichthouder en instelling ontstaat. Om een dergelijke patstelling te voorkomen, kunnen bestuurders van financiële instellingen een paar dingen doen. Denk aan het investeren van tijd in de relatie met de toezichthouder door tijdig – en waar mogelijk voorspelbaar – in dialoog te treden, vragen aan de toezichthouder te stellen, je goed voor te bereiden op iedere communicatie met de toezichthouder om goed voor de dag te komen en je bewust zijn (en blijven) van het speelveld van belanghebbenden.

Key takeaway 3 – Wees bewust van het grote effect van voorbeeldgedrag binnen de organisatie

Voor een goede verstandhouding met de toezichthouder is het essentieel dat een instelling zich compliance-minded toont. Die compliance-gerichtheid zou in alle lagen van de organisatie te vinden moeten zijn; van topmanagement tot uitvoerend personeel. De vraag is hoe compliance-gerichtheid binnen alle lagen zo effectief mogelijk wordt bereikt. Hier blijkt gedrag het meest effectieve. Vanuit psychologisch perspectief lijkt het geven van het goede voorbeeld door het topmanagement (via leiderschap, cultuur en structuur) het beste te werken. Goed om te onthouden is dat deze ‘tone at the top’ met name effectief is in de vorm van het daadwerkelijke gedrag van het management en niet zozeer door het uitgeschreven beleid. Gedrag van leidinggevenden (en collega’s) wordt makkelijk gevolgd. Dat geldt zowel in positieve als negatieve zin.

Voor degenen die willen vaststellen waar non-compliant gedrag vandaan komt en/of hoe het nog beter kan, zijn er verschillende hulpmiddelen zoals het afnemen van werknemers-enquêtes, het (her)evalueren van beloningen en het onderzoeken van het effect van het eigen gedrag op de overige lagen binnen de organisatie.

Key takeaway 4 – Er blijft altijd een spanningsveld bestaan tussen de toezichthouder en de financiële instelling

Er is een spanningsveld tussen het belang van een goede relatie met de toezichthouders en het bewaken van de eigen rechtspositie van financiële instellingen. Een open dialoog met de toezichthouder kan namelijk onder spanning komen te staan als de toezichthouder op (in)formele wijze gaat handhaven en het voor de financiële instelling onduidelijk is of er op een later moment ook nog een boete zal volgen. Een boete kan immers ook nog geruime tijd na een gebeurtenis op de mat vallen. Het is voor bestuurders van financiële instelling met name van belang om zich er in dit spanningsveld van bewust te blijven dat alle vrijwillig verstrekte informatie tegen de instelling kan worden gebruikt.

Daarnaast is het van belang dat (bestuurders van) financiële instellingen scherp op de radar hebben dat veel vormen van handhaving – ook informeel – kwalificeren als een toezichtantecedent. [1] Dergelijke antecedenten moeten aan de toezichthouder gemeld worden, dus het is erg belangrijk om een ‘routeboekje’ aan te leggen waaruit volgt welke antecedenten moeten worden gemeld en hoe de financiële instelling dat moet doen. Zo wordt voorkomen dat een toezichtantecedent per abuis niet (tijdig) wordt gemeld aan de toezichthouder. Navigeren in de toezichtrelatie lijkt dus een kwestie van balans, waarbij zowel de toezichthouders als de onder toezicht staande instellingen af en toe een handreiking zullen moeten doen. Mocht er behoefte zijn aan een routebeschrijving voor de navigatie, dan kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met Finnius.[2]

[1] Lees hierover ook het artikel van Finnius collega Guido Roth ‘Alles went behalve een antecedent: Over rechtsbescherming tegen informele toezichtmaatregelen van de AFM’ in het Tijdschrift voor Ondernemingsrecht (2024/10).

[2] Of abonneer je alvast via nieuws@finnius.com op de nieuws-updates van Finnius.